PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI “WHISTLEBLOWING” DI DEM S.p.A.
1. FINALITA’
La presente procedura disciplina le modalità con cui DEM S.P.A., ai sensi del D.lgs. n. 24/2023 (Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali) adempie all’obbligo normativo di stabilire un sistema di gestione delle Segnalazioni (canali, procedure, risorse) e di garantire ai Segnalanti le Tutele previste dalla legge.
La procedura intende agevolare la corretta attuazione del diritto comunitario (certezza del diritto) e, dunque, assicurare il «benessere» delle Società, con l’obiettivo di assicurare la «trasparenza» dell’azione privata ed evitare di incorrere in effetti pregiudizievoli connesse alle Violazioni (es. pubblicità negativa sul mercato). Essa intende altresì fornire al Whistleblower (ovvero chi segnala le violazioni) ed al Gestore delle segnalazioni chiare indicazioni operative sui canali, le procedure ed i presupposti per effettuare e gestire le segnalazioni.
2. DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
2.1. Definizioni
Ai fini della presente Procedura si applicano le seguenti definizioni:
- ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione (o Autorità Competente) quale autorità amministrativa indipendente italiana designata a i) ricevere le Segnalazioni Esterne e ii) svolgere le funzioni previste dalla Direttiva, compreso il riscontro al Segnalante, in particolare per quanto riguarda il seguito dato alle Segnalazioni, nei casi previsti dal D.lgs. n. 23/2024;
- Canali di Segnalazione: canali per l’effettuazione della Segnalazione, messi a disposizione del Segnalante, rispettivamente, da parte delle Società, in caso di Segnalazione Interna, o dall’ANAC, in caso di Segnalazione Esterna;
- Contesto lavorativo: attività lavorativa o professionale, presente o passata, nell’ambito della quale, indipendentemente dalla natura dell’attività svolta, una persona acquisisce informazioni in merito ad una violazione per la quale potrebbe rischiare di subire Ritorsioni in caso di Segnalazione o di Divulgazione Pubblica o di denuncia all’Autorità giudiziaria;
- Divulgazione Pubblica: rendere di pubblico dominio delle Informazioni sulle Violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (es. radio, televisione, blog, internet, campagne e-mail automatizzate);
- Enti del Terzo Settore: Enti che hanno stipulato convenzioni con l’ANAC per erogare le specifiche Misure di sostegno di loro competenza ai sensi del Decreto Whistleblowing;
- Facilitatore: persona fisica che assiste una persona Segnalante nel processo di Segnalazione, operante all’interno del medesimo Contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
- Gestore della Segnalazione: persona o persone designate da DEM S.p.A. per ricevere la Segnalazione e svolgere le ulteriori attività connesse previste dal paragrafo 3.5 della presente procedura;
- GDPR: Regolamento UE 679/2016 in materia di protezione dei dati personali;
- Informazioni sulle Violazioni: informazioni, compresi fondati sospetti, riguardanti:
• Violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona Segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un Rapporto giuridico, nonché
• elementi riguardanti eventuali condotte volte ad occultare tali Violazioni;
- Informativa Privacy Whistlebloing: informativa comunicata ai sensi degli articoli 13-4 del GDPR dalla Società agli Interessati;
- Linee Guida ANAC: Linee guida adottate dall’ANAC con Delibera n. 311 dd. 12.07.23 in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali ed Europee;
- Misure di protezione: misure previste dal D.lgs. n. 24/2023 a favore dei soggetti tutelati quali:
• Divieto di Ritorsione,
• Protezione dalle Ritorsioni,
• Limitazioni di responsabilità,
• Rinunce e transazioni condizionate.
- Misure di sostegno: misure previste dal D.lgs. n. 24/2023 previste a favore dei Segnalanti consistenti in Informazioni, assistenza e Consulenze gratuite sulle modalità di Segnalazione e sulla protezione dalle Ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione Europea, sui diritti della Persona Coinvolta (c.d. Segnalato), nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato. Tali misure di sostegno sono fornite dagli Enti del Terzo Settore che hanno stipulato convenzioni con ANAC. L’elenco degli Enti del Terzo Settore è pubblicato sul sito web: https://www.anticorruzione.it/- /whistleblowing. Tali Informazioni, assistenza e consulenza gratuite possono essere richieste in qualsiasi momento da parte del Segnalante a tali Enti del terzo Settore, anche prima della effettiva comunicazione della Segnalazione.
- Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o della Divulgazione Pubblica e che provoca o può provocare alla persona Segnalante o che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto. La Ritorsione va intesa estensivamente, includendo, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• le note di demerito o referenze negative;
• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse legittime aspettative a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l’inserimento in elenchi impropri (es. liste nere) sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che possono comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
• la conclusione anticipata (risoluzione) o l’annullamento del contratto per la fornitura di beni o servizi;
• l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
- Sanzioni amministrative: sanzioni amministrative pecuniarie applicabili da parte dell’ANAC a fronte delle fattispecie di non conformità previste dal Decreto Whistleblowing;
- Sanzioni disciplinari: sanzioni disciplinari applicabili da parte di DEM S.p.A. in caso di inottemperanza alle previsioni di cui alla presente procedura;
- Segnalante: persona fisica, indicato/a al Paragrafo 2.2 che effettua la Segnalazione o la Divulgazione Pubblica di Informazioni sulle Violazioni acquisite nell’ambito del proprio Contesto lavorativo;
- Segnalato: persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione interna o esterna ovvero nella Divulgazione Pubblica come persona alla quale la Violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella Violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
- Segnalazione Esterna: comunicazione, scritta od orale, delle Informazioni sulle Violazioni da parte del Segnalante presentata tramite il Canale di Segnalazione attivato dall’ANAC;
- Segnalazione Interna: comunicazione, scritta od orale, delle Informazioni sulle Violazioni, presentata tramite i Canali di Segnalazione messi a disposizione da DEM S.p.A.;
- Seguito: azione intrapresa dal Gestore della Segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
- Soggetti tutelati: soggetti a cui il D.lgs. n. 24/2023 accorda la tutela dalle ritorsioni, ovvero
• il Segnalante
• coloro che sporgono denuncia all’autorità giudiziaria in relazione ad una Violazione,
• coloro che effettuano un Divulgazione Pubblica,
• Facilitatori,
• Persone del medesimo contesto lavorativo della persona Segnalante, di colui che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o di colui che ha effettuato una Divulgazione Pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado (cugini),
• Colleghi di lavoro della persona Segnalante, della persona che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o effettuato una Divulgazione Pubblica, che lavorano nel medesimo Contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente,
• Enti di proprietà, o che sono datori di lavoro, o che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.
Con riguardo, inoltre, alle sole persone Segnalanti, le Tutele si applicano anche qualora la Segnalazione o la denuncia all’autorità giudiziaria o la Divulgazione Pubblica avvenga nei seguenti casi:
a) quando il Rapporto giuridico con le Società non è ancora iniziato, se le informazioni sulle Violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
b) durante il periodo di prova;
c) dopo lo scioglimento del Rapporto giuridico, se le Informazioni sulle Violazioni sono state acquisite nel corso del Rapporto giuridico.
I motivi che hanno indotto la persona a segnalare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini delle Tutele.
- Violazioni: atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità delle Società e che consistono in:
• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.
2.2. Ambito di applicazione soggettivo
La presente procedura si applica a DEM S.p.A., P.IVA 01964930307 con sede in Viale del Lavoro 23 – 33050 Pavia di Udine.
Le persone Segnalanti possono appartenere alle seguenti categorie:
- Lavoratori subordinati ivi compresi ivi compresi i lavoratori che svolgono attività a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal D.lgs. n.81/2015) e/o prestazioni occasionali (ai sensi dell’art. 54-bis del D.L. n. 50/2017, conv. dalla Legge n.96/2017);
- Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
- Lavoratori autonomi, ivi compresi i rapporti di lavoro autonomo che hanno una disciplina particolare ai sensi dell'art. 2222 c.c. (contratto d’opera), inclusi ad esempio i Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso Dem S.p.A., nonché Titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 cpc (ad es. agenzia, rappresentanza commerciale e altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione d’opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale anche se non a carattere subordinato);
- Collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di DEM S.p.A.;
- Membri dell’organo di amministrazione e/o direzione o rappresentanza di DEM S.p.A., compresi i membri senza incarichi esecutivi (es. consiglieri privi o muniti di deleghe), anche quando tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
- Membri dell’organo di controllo o vigilanza di DEM S.p.A. (es. Sindaco, Revisori dei conti o Società di revisione, Organismo di Vigilanza 231, DPO – Data Protection Officer)
2.3. Ambito di applicazione oggettivo
I Segnalanti sono tenuti a comunicare Informazioni sulle Violazioni ben circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi (adeguatamente dettagliati) e concordanti, e non fatti di contenuto generico, confuso e/o palesemente diffamatorio o calunnioso.
Non sono ammesse segnalazioni anonime.
Non sono oggetto di segnalazione e non saranno prese in considerazione le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di collaborazione con DEM S.p.A., né segnalazioni inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate. Non potranno altresì essere prese in considerazione segnalazioni relative ad aspetti della vita privata del soggetto segnalato, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale e/o professionale.
Non sono, inoltre, consentite segnalazioni:
- pretestuose, diffamatorie, calunniose o volte esclusivamente a danneggiare il segnalato;
- relative a violazioni che il segnalante sa non essere fondate.
Resta ferma l’applicazione delle disposizioni in materia: a) di esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, b) di protezione contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, c) di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché d) di repressione delle condotte antisindacali (art. 28 L. 300/1970 e ss.mm.ii. – Statuto dei Lavoratori), f) l’applicazione delle disposizioni di procedura penale.
Il Segnalante avrà pertanto sempre facoltà, nel caso in cui egli detenga Informazioni circa un fatto di reato, di presentare querela all’Autorità penale competente.
3. DISCIPLINA DELLE SEGNALAZIONI
3.1. Disposizioni generali
La Segnalazione è:
a) obbligatoria da parte dei Soggetti Interni (NB. in forza dei doveri generali di fedeltà, diligenza e buona fede connessi al Rapporto giuridico con DEM S.p.A., da intendersi come espressamente qui ribaditi);
b) obbligatoria, da parte dei Soggetti Esterni che si sono contrattualmente obbligati verso DEM S.p.A. a segnalare;
c) facoltativa, da parte dei Soggetti Esterni a DEM S.p.A. che non si sono contrattualmente obbligati verso le Società a segnalare.
3.2. Oggetto della Segnalazione
La segnalazione Whistleblowing può essere effettuata qualora ricorrano le seguenti condizioni:
- quando si hanno informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potranno essere commesse di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, nonché riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni e
- tali informazioni siano apprese, o i sospetti siano sorti, nell’ambito del contesto lavorativo.
Al fine di agevolare e consentire le dovute verifiche e attività di istruttoria da parte delle Società, a riscontro anche della fondatezza della Segnalazione, il Segnalante dovrà fornire i seguenti elementi:
• le generalità del Segnalante preferibilmente corredate di copia del documento di identità (nome, cognome, codice fiscale, posizione o funzione svolta);
• una descrizione delle ragioni connesse all'attività lavorativa svolta che hanno consentito la conoscenza dei fatti segnalati;
• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di Segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti, se conosciute;
• le generalità del soggetto cui viene attribuita la violazione o elementi utili ad identificarlo, se conosciute;
• l'indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;
• nel caso di utilizzo del canale analogico, la dichiarazione espressa di voler beneficiare delle tutele in materia Whistleblowing, ad es. inserendo la dicitura “riservata al Gestore della segnalazione Whistleblowing”.
3.3. Tipologie di Segnalazione
Una Segnalazione è definita:
a) Interna, se diretta a DEM S.p.A.; in tal caso può avvenire tramite uno o più dei Canali di Segnalazione (a loro volta distinti in interni o esterni, a seconda che siano gestiti da DEM S.p.A., oppure da terzi), e/o
b) Esterna, se eseguita all’ANAC
c) Divulgazione pubblica se effettuata in presenza degli specifici presupposti previsti dal D. lgs. n. 24/2023.
3.4 Canali di Segnalazione Interna
Possono essere utilizzati dalla persona Segnalante i seguenti Canali di Segnalazione Interna.
a) CANALE SCRITTO: raccomandata a.r. o posta ordinaria (in Duplice Busta cartacea chiusa di cui la prima recante all’esterno la sola dicitura “riservata al Gestore delle segnalazioni Whistleblowing”, e la seconda contenente la segnalazione completa dei dati richiesti e degli eventuali documenti, da spedirsi all’indirizzo di posta ordinaria: DEM S.p.A., Viale del Lavoro 23 – 33050 Pavia di Udine.
Al personale che riceva in prima istanza la busta, è fatto tassativo divieto di aprirla e obbligo di immediata consegna della stessa al Gestore. Nel caso in cui la consegna non possa essere effettuata immediatamente, la busta deve essere conservata con diligenza in luogo sicuro chiuso a chiave (locale, armadio, o cassetto).
b) CANALE ORALE:
1) Registrazione vocale/messaggistica sul seguente numero telefonico: +39 340 9688730
2) Incontro diretto con il Gestore, anche tramite eventuale sessione da remoto in videoconferenza.
In caso di segnalazione orale il Gestore ha l’obbligo di documentare la Segnalazione orale mediante un resoconto dettagliato della conversazione che, previa data e firma del Gestore della Segnalazione, verrà sottoposto al Segnalante, il quale avrà diritto di verificare, rettificare e approvare il resoconto stesso mediante l’apposizione della propria firma.
In caso di segnalazione mediante incontro diretto col Gestore, il medesimo assicura, subordinatamente al consenso del Segnalante, che:
- l’incontro si svolga entro un termine ragionevole dalla data della richiesta suddetta, e
- venga conservata la documentazione completa e accurata di tale incontro su un supporto durevole che consenta l’accesso alle Informazioni sulla Violazione.
Il Gestore della Segnalazione ha l’obbligo di documentare l’incontro:
a) registrando la conversazione su un supporto durevole che consenta l’accesso alle Informazioni; o
b) mediante un verbale dettagliato dell’incontro redatto dai Gestori della Segnalazione.
Il Segnalante ha diritto di verificare, rettificare e approvare il verbale tramite propria firma.
La mancata o ritardata comunicazione al Gestore da parte dei primi destinatari della Segnalazione ricevuta costituisce violazione della presente procedura, come tale punibile, in caso di dolo o colpa grave, tramite Sanzioni disciplinari.
3.4 Segnalazione Esterna e Divulgazione Pubblica
3.4.1. Segnalazione Esterna
Il Segnalante può effettuare una Segnalazione Esterna all’ANAC solo se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) non è stata prevista, nell’ambito del suo Contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria di alcun Canale di Segnalazione Interna, oppure
b) il Canale di Segnalazione Interna, anche se teoricamente previsto come obbligatorio delle Società, di fatto non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alle indicazioni normative;
c) la Segnalazione Interna già effettuata dal Segnalante non ha avuto alcun Séguito;
d) il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione Interna, ad essa non sarebbe dato efficace seguito o la Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
e) il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
La Segnalazione Esterna è effettuata:
• in forma scritta tramite il Canale di Segnalazione attivato da parte dell’ANAC (per maggiori informazioni sui contatti ed istruzioni sull’uso del Canale di Segnalazione Esterna, sul regime di riservatezza applicabile alle Segnalazioni Esterne e sul processo di gestione della Segnalazione Esterna vedasi il sito web https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing), o
• in forma orale attraverso: i) linee telefoniche o ii) sistemi di messaggistica vocale o, iii) su richiesta della persona Segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
3.4.2. Divulgazione Pubblica
Il Segnalante ha facoltà di effettuare una Divulgazione Pubblica della Violazione beneficiando delle Tutele di legge, solo a condizione che ricorrano i seguenti presupposti (i “Presupposti della Divulgazione Pubblica”):
• abbia prima operato la Segnalazione (interna ed esterna, o direttamente esterna), ma non sia stata intrapresa un’azione appropriata in risposta alla Segnalazione entro il termine di 3 mesi a far data dall’avviso di ricevimento della Segnalazione, o,
• Nel caso in cui la Segnalazione si sia chiusa con un provvedimento finale negativo, pertanto non è ammessa la Segnalazione all’ANAC.
• se non è stato inviato alcun avviso di ricevimento al Segnalante, 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla data di Segnalazione;
oppure quando
• la persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere che:
- la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, come nel caso in cui sussista una situazione di emergenza o il rischio di danno irreversibile; o
- in caso di Segnalazione Esterna, sussista il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguitoper via delle circostanze del caso di specie, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia motivo che il destinatario della Segnalazione possa essere colluso con l’autore della Violazione o coinvolto nella Violazione stessa.
3.5. Gestore delle Segnalazioni
3.5.1. Disposizioni generali
La gestione dei Canali di Segnalazione Interna e del seguito è affidata ad un dipendente di DEM S.p.A. all’uopo nominato e di cui viene data informativa ai dipendenti mediante specifica comunicazione, nonché mediante esposizione nei luoghi di lavoro.
ll Gestore opererà in modo indipendente ed imparziale, ossia senza condizionamenti e pregiudizi nei confronti delle parti coinvolte nelle segnalazioni che possano compromettere la sua obiettività.
DEM S.p.A. fornirà al Gestore qualsiasi informazione motivatamente da questi richiesta, garantendo il necessario supporto collaborativo per la puntuale esecuzione dell’attività prevista dal D.lgs. n. 24/2023.
Il Gestore della Segnalazione ha il compito di:
a) mettere a disposizione informazioni chiare sui Canali di Segnalazione, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le Segnalazioni Interne ed Esterne, tramite esposizione nei luoghi di lavoro, pubblicazione nel sito internet della Società o tramite qualsiasi altro mezzo che permetta ai Segnalanti di accedere a tali informazioni;
b) ricevere e prendere in carico le Segnalazioni;
c) effettuare l’Esame della segnalazione come da paragrafo 3.5.2;
d) fornire il primo Riscontro al Segnalante entro il termine di giorni 7 dal ricevimento della segnalazione;
e) dare diligente seguito alla Segnalazione;
f) curare una adeguata istruttoria sui fatti segnalati, tramite azioni come ad esempio un’inchiesta interna, indagini, richieste di integrazioni al Segnalante, richieste a terzi;
g) mantenere le interlocuzioni con il Segnalante, i Soggetti Tutelati, i soggetti Coinvolti e ogni altro soggetto partecipante all’istruttoria;
h) decidere sull’esito (fondatezza) delle Segnalazioni, sulla base dei risultati dell’istruttoria, e comunicarlo al Segnalante entro il termine di mesi 3 dal ricevimento della Segnalazione;
i) riferire all’organo amministrativo di DEM S.p.A. al fine della eventuale adozione di azioni di rimedio alle Violazioni (es. l’azione penale, un’azione per il recupero di fondi, le modalità di eliminazione delle cause o delle conseguenze della Violazione)
j) curare l’adeguata archiviazione e conservazione dei dati connessi alle Segnalazioni e la loro cancellazione decorso il termine di archiviazione previsto;
k) gestire i dati personali oggetto delle Segnalazioni in conformità a quanto previsto dal GDPR e dalla Privacy Policy aziendale;
l) riportare periodicamente l’attività di Gestione delle Segnalazioni al Consiglio di Amministrazione di DEM S.p.A.
Se il contenuto di una Segnalazione viene accidentalmente a conoscenza di una persona diversa del Gestore è vietato divulgare l’identità del Segnalante e del Segnalato nonché il contenuto della Segnalazione, ed è fatto obbligo di immediato dell’inoltro della Segnalazione al Gestore.
3.5.2 Esame delle Segnalazioni
A seguito di ricezione della Segnalazione, il Gestore provvede alla presa in carico della stessa e alla sua valutazione preliminare, diretta ad accertare che la Segnalazione:
a) rientri nel campo di applicazione soggettivo e oggettivo previsto dal Decreto Whistleblowing di cui al D.lgs. n. 24/2023;
b) provenga da Segnalanti appartenenti ad una delle categorie previste dalla normativa;
c) contenga le Informazioni minime obbligatorie previste dalla legge, e pertanto sia da reputarsi ammissibile;
d) non contenga Informazioni palesemente false o inattendibili, nonché l’eventuale presenza di conflitto di interesse del Gestore rispetto alla segnalazione.
Il Gestore deve astenersi dal dare ulteriore seguito a una Segnalazione che non rispetta i requisiti di ammissibilità previsti dalle lettere da a) a d) che precedono.
3.5.3 Archiviazione della Segnalazione
Nel caso in cui all’esito dell’esame preliminare della Segnalazione sia riscontrata la carenza delle Informazioni minime obbligatorie, in particolare:
• mancanza anche parziale dei dati che costituiscono elementi essenziali della Segnalazione di Violazioni; o
• contenuto generico della Segnalazione tale da non consentire la comprensione dei fatti denunziati; o
• presenza di documentazione non appropriata o inconferente, o produzione di mera documentazione senza una qualsiasi dichiarazione del Segnalante di voler Segnalare una Violazione;
• assenza già prima facie di concreti elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti,
il Gestore interrompe l’istruttoria e dichiara inammissibile la Segnalazione pervenuta, provvedendo alla conseguente Archiviazione della medesima.
Di tale archiviazione viene data sollecita notizia:
- al Segnalante (tramite i dati di contatto dal medesimo indicati), e
- al Consiglio di Amministrazione di DEM S.p.A. in sede di relazione periodica da parte del Gestore della Segnalazione.
3.5.4. Prosecuzione dell'istruttoria
Se la segnalazione viene reputata ammissibile, si procede all'istruttoria mediante verifica delle informazioni di cui alla Segnalazione. E' facoltà del Gestore chiedere ulteriori chiarimenti o produzioni documentali al Segnalante ovvero ad altri soggetti, anche terzi (es. responsabili di funzione o a qualunque altro soggetto interno o esterno), in possesso di informazioni utili per l’istruttoria.
Il Gestore può avvalersi, ove necessario, di uno o più soggetti interni e/o esterni per lo svolgimento dell'istruttoria sotto previo vincolo scritto di stretta riservatezza. A tal proposito DEM S.p.A. si impegna a garantire al Gestore delle Segnalazioni un adeguato budget finanziario per provvedere alla nomina di eventuali consulenti esterni per lo svolgimento di attività istruttorie.
Resta ferma la responsabilità esclusiva del Gestore della Segnalazione in ordine alla decisione finale circa la fondatezza della Segnalazione, nonché in relazione alle misure di eliminazione delle conseguenze e delle cause della Violazione segnalata.
L’istruttoria deve essere svolta in conformità dei seguenti principi:
- devono essere adottate le necessarie misure per impedire l’identificazione del Segnalante e delle persone coinvolte;
- le verifiche devono essere condotte da persone dotate della necessaria preparazione e le attività vengono tracciate e archiviate correttamente in un luogo fisico ovvero su dispositivi informatici protetti da adeguate misure di sicurezza e non accessibili a terzi;
- tutti i soggetti coinvolti nella valutazione devono mantenere la riservatezza delle informazioni ricevute, salvo diversa previsione di legge;
- le verifiche devono essere svolte garantendo l’adozione di misure opportune per la raccolta, l’utilizzo, la divulgazione e la conservazione di informazioni personali e assicurando che le esigenze dell’indagine siano bilanciate con quella della tutela della privacy;
- devono essere garantite le opportune misure per gestire eventuali conflitti di interessi qualora la segnalazione riguardasse il ricevente.
3.5.5. Conflitto di interesse e assenza del Gestore
In caso di conflitto di interesse (ad es. quando la segnalazione riguardi il Gestore stesso), il medesimo è tenuto a:
• astenersi dal trattare la Segnalazione, e
• devolvere immediatamente la gestione della Segnalazione ad altro Gestore sostitutivo di cui, nel caso non sia già stato nominato, deve sollecitare l’individuazione da parte dell’organo amministrativo di DEM S.p.A.
Nel caso di assenza prolungata del Gestore della segnalazione, verrà data comunicazione attraverso gli opportuni canali aziendali del nominativo del soggetto individuato quale Gestore sostitutivo.
Si precisa infine che il ricevimento delle segnalazioni viene sospeso nel periodo di chiusura della Società.
3.5.6. Riscontro al Segnalante
Entro 7 giorni dalla ricezione della Segnalazione, il Gestore comunica al Segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione, tramite mezzo idoneo a garantire la riservatezza del messaggio. La comunicazione viene effettuati ai recapiti indicati dal Segnalante al momento della segnalazione.
Il Riscontro al Segnalante sull’esito della segnalazione dev’essere fornito entro il termine di 3 mesi, decorrente:
• dalla data dell’avviso di ricevimento della Segnalazione, oppure,
• se non è stato inviato alcun iniziale avviso al Segnalante dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla data di ricevimento della Segnalazione.
3.5.7. Priorità
Le Segnalazioni sono trattate secondo il seguente ordine di priorità:
a) gravità dei comportamenti segnalati / numero delle Violazioni segnalate;
b) ragioni di urgenza per prevenire eventuali ulteriori danni (es. alla salute) in conseguenza dei fatti oggetto di Segnalazione;
c) reiterata commissione dei fatti già oggetto di precedente Segnalazione;
d) coinvolgimento di diversi soggetti nel fatto oggetto di Segnalazione;
e) ulteriori eventuali circostanze valutate discrezionalmente dal Gestore.
3.5.8. Obblighi di collaborazione
Il personale e ogni altro referente interno di DEM S.p.A. è tenuto a collaborare con la massima diligenza all’attività di istruttoria del Gestore.
3.6. Azioni conseguenti alla Segnalazione
3.6.1. Infondatezza della Segnalazione con Dolo o Colpa grave
Qualora il Gestore riscontri elementi tali da far emergere, secondo il suo ponderato giudizio, la mala fede o colpa grave della Segnalazione, lo comunica per iscritto:
a) al Segnalato;
b) all’eventuale Responsabile di area funzionale del Segnalante ed all'organo amministrativo di DEM S.p.A. per la valutazione circa l’applicazione di eventuali provvedimenti sanzionatori nei confronti del Segnalante;
c) nel caso di Segnalante esterno, al legale rappresentante pro-tempore dell’organizzazione cui lo stesso appartiene, e all’eventuale Responsabile dell’area funzionale interna che intrattiene abituali rapporti contrattuali con tale organizzazione, per ogni opportuna valutazione di competenza.
3.6.2. Segnalazione confermata dalle verifiche effettuate
Nel caso in cui, all’esito degli accertamenti, il Gestore riscontri che i fatti oggetto di Segnalazione sono fondati, comunica l’esito finale dell’istruttoria con modalità tracciabili:
a) al Segnalato;
b) all’eventuale Responsabile dell’area funzionale colpita dalla Violazione,
c) all'Organo amministrativo di DEM S.p.A.
Nel caso in cui, secondo il prudente apprezzamento del Gestore, tale comunicazione possa ostacolare indagini o procedimenti giudiziari ulteriori (es. penali) per la tutela dei diritti di DEM S.p.A., dopo lo svolgimento dell’istruttoria, la suddetta comunicazione all’area funzionale ed all’organo amministrativo della Società potrà essere ritardata.
3.8.3. Procedimento amministrativo, civile o penale
Nel caso ritengano che sussistano i presupposti per avviare un procedimento amministrativo, civile o penale (es. denuncia penale) contro un Soggetto Coinvolto indicato nella Segnalazione o individuato a seguito di successive indagini, il Gestore
a) se competente in base al sistema di deleghe aziendali, provvede ad avviare in autonomia una tale azione,
in alternativa
b) informa l’organo amministrativo di DEM S.p.A. affinché vengano intraprese le opportune azioni di tutela legale o di denuncia alle Autorità competenti.
4. CONSERVAZIONE
La Segnalazione di Violazioni, e la relativa documentazione, devono essere archiviate esclusivamente per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della documentazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione, e oltre tale periodo per tutto il tempo necessario all’espletamento di un procedimento amministrativo o giudiziario già avviato o per procedimenti investigativi ai sensi del Codice di Procedura Penale.
Le Segnalazioni relative a irregolarità o altre fattispecie non qualificabili come Violazioni incluse nella presente Procedura, devono essere cancellate tempestivamente.
5. PROTEZIONE DEL SEGNALANTE E SUA RESPONSABILITÀ
I segnalanti non possono subire alcuna forma di ritorsione. Il D.lgs. n. 24/2023 prevede infatti che coloro che facciano la segnalazione non possano venir sanzionati, demansionati, licenziati, trasferiti o sottoposti ad altra misura organizzativa che finisca con l’avere, direttamente o indirettamente, effetti negativi sulle condizioni di lavoro, ovvero effetti di discriminazione o ritorsione nei loro confronti. Si faccia riferimento al proposito a quanto indicato all’art. 2.1 alle voci “ritorsione” e “soggetti tutelati”.
I motivi che inducono la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.
Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi, od anche di procedimenti stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento di comportamenti vietati nei confronti dei segnalanti, si presume che tali comportamenti siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte verso i segnalanti siano motivate da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia resta in capo a colui che le ha poste in essere.
Le presunte misure discriminatorie o ritorsive subite dal Segnalante devono essere comunicate ad ANAC, alla quale sola è affidato il compito di accertare se la misura ritorsiva sia conseguente alla segnalazione di illeciti ed applicare, in assenza di prova da parte della Società che la misura presa sia estranea alla segnalazione, una sanzione amministrativa pecuniaria.
La presente procedura lascia inoltre impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del Codice civile.
Costituiscono fonte di responsabilità disciplinare eventuali forme di abuso della procedura di segnalazione whistleblowing, quali le segnalazioni manifestamente infondate e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della procedura stessa.
6. DIRITTI DEL SEGNALATO
La Società garantisce al Segnalato il diritto di essere informato (entro un ragionevole arco di tempo) in merito alle eventuali segnalazioni che lo coinvolgono, garantendo il diritto alla difesa lì dove si avviassero nei suoi confronti provvedimenti disciplinari.
7. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI - GDPR
Ogni trattamento dei dati personali verrà effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 e degli artt.13 e 14 del suddetto Decreto.
L’informativa relativa al trattamento dei dati personali a seguito della segnalazione Whistleblowing è disponibile al seguente link (https://www.demgroup.com/whistleblowing-privacy/).
8. APPARATO SANZIONATORIO
L’art. 21 del D.Lgs. n. 24/2023 prevede un quadro sanzionatorio integrativo delle altre eventuali conseguenze, di natura civilistica, lavoristica, amministrativa o penale in cui possono incorrere i responsabili delle violazioni accertate, introducendo sanzioni da 10.000 a 50.000 euro, la cui applicazione è demandata all’ANAC, sia nel caso in cui sono state commesse ritorsioni che quando la segnalazione sia stata ostacolata o si è tentato di ostacolarla o sono stati violati gli obblighi di riservatezza previsti dall'art. 12. L’ANAC può irrogare sanzioni della medesima entità anche quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l'adozione di tali procedure non è conforme alla previsione di legge, nonché quando accerta che non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.
Sanzioni da 500 a 2.500 euro, sono previste invece per il segnalante che incorre nei reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile.
9. FORMAZIONE
DEM S.p.A. garantisce al Gestore delle Segnalazioni opportuna attività di formazione ed aggiornamento, un congruo budget per lo svolgimento dell’attività istruttoria, nonché tutela legale in caso di sanzioni elevate al Gestore, ma riconducibili a comportamenti negligenti e/o omissivi e/o colposi e/o dolosi della Società.
10. REVISIONE DELLA PROCEDURA
La presente Procedura deve essere riesaminata periodicamente, per migliorarne l’efficacia e garantire che il sistema adottato sia aggiornato e coerente con la legislazione vigente e le migliori pratiche.
11. DISPOSIZIONI FINALI
Per quanto non espressamente previsto dalla presente Procedura, trova applicazione il Decreto Whistleblowing di cui al D.lgs. n. 24/2023 e le Linee Guida ANAC, se ed in quanto applicabili.